La norma ISO 9001:2015 ofrece un marco para establecer y mantener sistemas de gestión de calidad que aseguren que los productos y servicios adquiridos cumplen consistentemente con los requisitos.
En este ámbito la gestión de proveedores es una pieza fundamental para asegurar la calidad y eficiencia de las operaciones.
El proceso de gestión de proveedores consta de tres grandes etapas:
Planificar: Se identifica los materiales y servicios requeridos, las cantidades y fechas de entrega.
Ejecutar: Se emiten las órdenes de compra a los proveedores, detallando las especificaciones técnicas de los materiales y servicios requeridos.
Controlar: Se realiza la inspección de materiales recibidos y se evalúan los servicios percibidos de los proveedores. Se da tratamiento a las No conformidades.
Un error común en las organizaciones es establecer el mismo tipo de contrato para todos los proveedores.
Es esencial comprender que dependiendo del impacto del producto o servicio a proveer se pueden establecer diferentes tipos de contratos con los proveedores.
Entre los más comunes están:
1. Contrato de Suministro:
Estos contratos se utilizan para la adquisición de bienes o servicios específicos a lo largo de un período determinado. Establecen las especificaciones técnicas, condiciones de entrega y de pagos. Son comunes en industrias manufactureras y de distribución.
2. Contrato de Servicios:
Dirigido a la contratación de servicios especializados, como mantenimiento, consultoría o capacitación. Define el alcance del servicio, los resultados esperados, los plazos y los términos de pago.
3. Contrato Marco:
Este tipo de contrato establece los términos y condiciones generales bajo los cuales se realizarán futuras adquisiciones específicas. Ofrece flexibilidad y rapidez, permitiendo a las partes realizar pedidos a lo largo del tiempo sin renegociar los términos.
4. Contrato de Compra Venta Internacional:
Utilizado en transacciones internacionales, regula aspectos como términos de entrega (Incoterms), aranceles, seguros y cumplimiento de normativas de importación/exportación.
5. Contrato de Consignación:
Los proveedores envían bienes que permanecen bajo su propiedad hasta que se venden o se utilizan. Es ventajoso para empresas que buscan minimizar el capital inmovilizado en inventarios.
También existen otros tipos de contratos que toman en consideración el tipo de producto o servicio a adquirir externamente.
- Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio (FP-EPA)
- Contratos de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF)
- Contratos de costo más honorarios fijos (CPFF)
- Contratos de precio fijo cerrado (FFP)
“La clave de una buena gestión está en el control y la mejora continua.” – W. Edwards Deming.
Implementar controles efectivos sobre los proveedores es crucial para asegurar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad establecidos.
¿Qué tipos de controles se pueden implementar para gestionar efectivamente a los proveedores?
1. Evaluación y Selección de Proveedores:
Basada en criterios objetivos como la capacidad técnica, la calidad del producto, la fiabilidad en las entregas, el desempeño anterior y el costo. Esta evaluación puede incluir auditorías de calidad y visitas a las instalaciones del proveedor.
2. Auditorías de Proveedores:
Consisten en revisiones sistemáticas y periódicas para evaluar el sistema de gestión de calidad del proveedor y su capacidad para cumplir con los requisitos contractuales. Las auditorías pueden ser in situ o remotas.
3. Inspección y Pruebas de Recepción:
Verificación de los productos y servicios recibidos para asegurarse de que cumplen con las especificaciones y requisitos contractuales antes de su aceptación. Los planes de inspección deben evitar la entrada de productos no conformes al proceso productivo.
4. Revisión de Documentación:
Validar la calidad relacionada con las compras y contrataciones, a través de la recepción de certificados de calidad, informes de pruebas y documentación técnica. Este tipo de control ahorra los costos de inspección.
5. Re-Evaluación de Proveedores:
Implica el seguimiento continuo del desempeño del proveedor en términos de calidad, entrega y servicio. Se pueden utilizar indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir aspectos como la tasa de defectos, puntualidad en las entregas y niveles de servicio postventa.
6. Desarrollo de Proveedores
Colaborar con los proveedores para implementar planes de mejora basados en los hallazgos de las auditorías y la re-evaluación. Esto puede incluir capacitación, desarrollo conjunto de productos y proyectos de optimización de procesos.
Conclusión
La gestión efectiva de contratos y proveedores bajo la norma ISO 9001:2015 no solo asegura el cumplimiento de los requisitos de calidad, sino que también contribuye a la mejora continua y a la creación de relaciones de confianza y colaboración con los proveedores.
De esta manera, las organizaciones pueden garantizar la calidad de sus productos y servicios, optimizar sus procesos y mantener una ventaja competitiva en el mercado.
Espero que este artículo sea útil para brindar una visión integral sobre la importancia de los contratos y controles en la gestión de proveedores según la norma ISO 9001.
¡Gracias por leer!
